Vieraskynä: Jotain tarttis tehrä

29.08.2013

Taustatyötä tarjouspyyntöä ajatellen noin alkuun ainakin.

Marja-Leena Lehtimäki




Sekä itse sivuston kilpailutuksen, että verkkosivujen suunnittelussa jouduttiin aikoinaan nojautumaan osittain valistuneiden arvausten varaan mm. siitä, kuinka paljon tapahtumia vuodessa on, mitä tietoa sivustolta haetaan ja halutaan ja miten sekä yleisö että sivuston / tapahtumakalenterin ylläpitäjät sivustoa käyttävät.

Pian talon aukeamisen jälkeen tietyt ongelmat sivustossa nostivat päätään ja niitä korjattiin vauhdissa parhaan taidon mukaan.  

Pian huomasimme iloksemme myös, että talossa järjestetään yleisötapahtumia huomattavasti enemmän kuin joskus aikoinaan osattiin kuvitellakaan; kauden aikana noin 70-100 kuukaudessa!

Tapahtumatietojen lisäksi sivuilta löytyy valtavasti muuta tietoa saapumisohjeista siihen, kuinka monta uhanalaista kasvia Kirsi Kaulasen Gaiasta löytyykään. Toisaalta myös lisää tietoa mm. konserttietiketistä on sivuille toivottu.

Tieto ja sen  tarvitsijat eivät kuitenkaan tunnu kohtaavan riittävässä määrin.  

Jotain siis tarttis tehrä.  

Jotain sellaista, joka  sekä auttaa yleisöä löytämään talon valtavasta tarjonnasta itseään kiinnostavia tapahtumia että toisaalta antaa eri konserttijärjestäjien tapahtumille monipuolisempaa näkyvyyttä verkkosivuillamme.  

Kaiken hyvän päälle tämän jonkin pitäisi olla jotain sellaista, joka motivoi tapahtumakalenterin ohjelmatietojen tuottajia toimittamaan mahdollisimman hyvää ja monipuolista sisältöä, ja ylläpitäjiä valitsemaan toisinaan myös sen enemmän vaivaa vaativan reitin.

Sekä sivuston että tapahtumakalenterin päivittämisen tulee kuitenkin olla mahdollisimman helppoa, tarkoitus ei suinkaan ole kirkastaa kruunua!

Saatko sitä, mitä tilaat vai sitä, mitä tarvitset?

Julkisen kilpailutuksen periaatteen voisi kenties tiivistää näin: jos tarjouspyynnössäsi lukee, että haluat tilata perunoita vuoden tarpeiksi, ja että halvin hinta ratkaisee, voit pahimmassa tapauksessa saada kuorman ylivuotisia siemenperunoita kertatoimituksena jostain hetsunjeerasta.

Tilaajalta vaaditaan siis näkemystä siitä, mitä halutaan - ruokaperunoita, tuoreita, toimitus kerran viikossa - muuten voi käydä niin, että saa sitä, mitä tilaa, eikä sitä, mitä haluaa.

Tämä oli ajatus, joka nakutti ainakin minun takaraivossani: miten voimme varmistua siitä, että kun Hilma on tarjouspyyntömme nielaissut, on kilpailutuksen voittajana toimittaja, joka ymmärtää sen, mitä tarvitsemme eikä tuota vain sitä, mitä tilasimme.

Tämä onkin julkisen kilpailutuksen dilemma erityisesti verkkopalvelujen suhteen: paljonko on liikaa ja mikä on liian vähän?

Tarjouspyynnön julkistamisen jälkeen ei potentiaalisten tarjoajien kanssa saa käydä minkäänlaisia tarkentavia keskusteluja  aiheesta.

Jotta kilpailutuksen tuloksena ei olisi lehdettömiä vihtoja, pelkkiä perunanvarsia tai lisätyölaskuja lisätyölaskun perään, tulee jo kilpailutusvaiheessa laittaa tarjouspyynnölle riittävä määrä rajoja, jotta sekä tilaajalla että tarjoajalla on yhteinen, realistinen käsitys siitä, mitä haetaan.  

Toisaalta tarjouspyynnön rajat eivät saa olla liian tarkat ja yksityiskohtaiset, jotta tarjoaja voisi tarjouksellaan tuottaa sitä lisäarvoa, jota tilaaja tavoitteidensa täyttämiseen tarvitsee.  

Melkoista nuorallatanssia.

Pitkällisten pähkäilyjen jälkeen tulimme siihen tulokseen, että emme halua kilpailuttaa konseptia / palvelumuotoilua ensin ja  teknistä toteutusta  vasta sen jälkeen. Halusimme näet varmistua siitä, että sivuston konseptin ja arkkitehtuurin suunnittelu ja toteutus kulkevat käsi kädessä siten, että mahdolliset vaaranpaikat havaitaan jo hyvissä ajoin.   

Ja onhan verkkosivu-uudistus kuitenkin suuri ja tärkeä panostus niin viestinnällisesti, markkinoinnillisesti kuin taloudellisestikin, joten tarjouspyynnön  onnistuminen oli ensiarvoisen tärkeää.

Meille ei siis jäänyt muuta mahdollisuutta kuin tehdä kotitehtävämme perusteellisesti.

Voi pojat, kyllä niitä pakerrettiinkin, yksin ja yhdessä, ja jo kauan ennen varsinaista päätöstä siitä, että verkkosivut tullaan uudistamaan.

Ensin kirjaamalla omia ja erilaisista asiakaspalautteista saatuja huomioita mitä moninaisimpiin muistioihin, sitten  levittämällä ideatauluja eri työpisteisiin ympäri taloa, joihin sai laittaa ajatuksiaan uusista verkkosivuista ”sitten joskus”  ja pallottelemalla erilaisia sotasuunnitelmia projektin toteutuksen suhteen IT-asiantuntijamme kanssa.

(Sillä vaikka itse olisitkin asiastasi vakuuttunut, on sinun usein vakuutettava myös päättävät tahot asiasi oikeellisuudesta. Nykyisen sivuston käytettävyystutkimus auttaa sekä perusteluissa että uuden tarjouspyynnön muotoilussa.)

Jossain vaiheessa oli todettava, että voisihan tähän kotitehtäväosuuteen palkata ammattilaisiakin apuun. Suosittelen, lämpimästi.  

Asiat etenevät

Työyhteisösi ihmiset ovat todennäköisesti motivoituneempia tulemaan ulkopuolisen pitämään työpajaan.  Työpajoihin osallistumalla työyhteisösi myös todennäköisesti sitoutuu uudistukseen aivan eri tavalla: tavoitteesta tulee yhteinen.

Korruptoitumattomat silmät ja korvat auttavat näkemään asioita uudessa valossa ja pitävät huolen siitä, että erilaiset näkökulmat, tarpeet ja huolet tulevat kuulluiksi.  

(Meillä työpajoja pidettiin kaikkiaan kolme: talon eri organisaatioissa työskenteleville, tapahtumajärjestäjille sekä asiakkaille. Ne muuten toimivat paljon paremmin kuin ”kirjaa ajatuksesi”-lappuset!)

Ja ennen kaikkea: näiden  asioiden kanssa ammatikseen painiskelevat ihmiset toimittavat sovitussa aikataulussa perusteltuja, punnittuja, kirkastettuja ja uusiakin näkemyksiä, jotka on muotoiltu siten, että maallikot ja  kirstunvartijatkin ne ymmärtävät!

Kun taustatyö on tehty, on aika kirjoittaa tarjouspyyntö.  Mutta se onkin jo sitten aivan toinen tarina!


Musiikkitalo on kaikille avoin konserttikeskus ja kohtauspaikka. 1704-paikkaisen, erityisesti akustiselle musiikille suunnitellun Konserttisalin lisäksi talossa on viisi pienempää salia: Black Box, Camerata, Organo, Sonore ja Harjoitussali Paavo sekä Klubi-Ravintola, joilla kaikilla on erilainen käyttötarkoitus ja akustiikka. Musiikkitalon julkisiin tiloihin: lämpiöihin, kahvilaan, ravintolaan ja Sibelius-Akatemian kirjastoon ovat niin kaupunkilaiset kuin turistitkin tervetulleita viettämään aikaa, vaikka lippua illan konsertteihin ei olisikaan ostettuna.

Musiikkitalon päätoimijat ovat Helsingin kaupunginorkesteri, Radion sinfoniaorkesteri ja Taideyliopiston Sibelius-Akatemia.
www.musiikkitalo.fi

Lue lisää aiheesta