Vuosikokouksen tai yhtiökokouksen järjestäminen virtuaalisesti

Essi Maaninka Event Manager
Näyttää siltä, että tämäkin vuosi eletään hyvin pitkälle poikkeusaikaa. Tärkeitä ja usein jopa pakollisia kokouksia ja tilaisuuksia ei voi silti jättää järjestämättä. Verkossa kokouksen järjestäminen tuo mukanaan omat haasteensa, sillä vuosi- ja yhtiökokouksia ohjaavat usein tietyt lait. Tämän takia osallistujien tunnistautuminen ja päätettävistä asioista äänestäminen on otettava huomioon valtakirjoja unohtamatta. Virtuaalikokous kuitenkin myös mahdollistaa valtavasti asioita, kuten suuremman osallistujamäärän ja ympäristöystävällisemmän ja kustannustehokkaamman toteutuksen.

Virtuaalinen kokous räätälöidään toiminnallisuuksiltaan kuhunkin tarpeeseen

  • Tunnistautumismahdollisuuksia mm. kaksoisvarmennus sähköpostilla ja mobiilivarmennuksella tai vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla
  • Henkilökohtainen kutsulinkki
  • Osallistuminen tietoliikenneyhteyksien välityksellä tai paikan päällä
  • Osallistuminen valtakirjalla tietoliikenneyhteyksien välityksellä tai paikan päällä
  • Ennakkoäänestysmahdollisuus
  • Äänestysmahdollisuus etänä tai paikan päällä
  • Osallistuminen keskusteluun etänä
  • Osallistujadata saadaan jälkeenpäin
  • Tulkkaus
  • Kokonaisvaltainen tapahtuman tuotanto niin etänä kuin paikan päällä

Valitse tilaisuuttasi parhaiten palveleva tapahtuma-alusta

  • Alustavaatimukset vaihtelevat riippuen kokouksen laajuudesta aina pörssiyhtiön yhtiökokouksesta pienen yhdistyksen vuosikokoukseen. Tarjoamme aina tarpeeseen sopivan alustan ja toiminnot kuhunkin kokoukseen.
  • Alustavalinnoissa huomioidaan niin tunnistautumisen tarve, äänestäminen ja vaalit sekä muut tekniset tarpeet.
  • Valmistaudumme aina myös mahdollisiin etäyhteyksiin

Vastaamme alustasta riippumatta niin teknisestä tuesta kuin operoinnista ja tuotannosta.

Aloita kutsuprosessi ja kokoussivujen luominen ajoissa

Save the date -kutsut voi lähteä menemään tilaisuuden toivotulle kohderyhmälle heti, kun tilaisuuden päivämäärä on lyöty lukkoon. Virallinen kokouskutsu, kokoukseen liittyvä info, yhteystiedot sekä kokousmateriaalit tulee lähettää viranomaisohjeiden mukaisesti ajoissa. Materiaalit voidaan myös jakaa tapahtumasivulla. Sivu on helppo jakaa kutsuttavien kanssa linkillä, sinne on helppo palata tarkastelemaan mitä kokouksessa on agendalla ja sen voi suojata salasanalla, jotta ulkopuoliset eivät pääse tarkastelemaan sen sisältöä. Kokoussivun avulla kutsutut löytävät myös tilaisuuden jälkeen mahdolliset ladattavat materiaalit ja videotallenteet helposti.

Laadukas videostreamaus, tekninen laitteisto ja henkilökunta

Kaikkea ei tarvitse opetella itse. Jos haluat laadukkaan ja toimintavarman lopputuloksen kokoukselle, kannattaa kokouksen kuvaaminen ja streamaus jättää suosiolla ammattilaisten haltuun. Ammattilaisten toteuttamana osaaminen, henkilöstö ja laitteisto sisältyvät hintaan ja homma hoituu ilman stressiä tekniikan pelittämisestä.

Henkilökunta tulee pystyttämään studion joko valitsemiisi tiloihin tai voit valita erilaisista studiovaihtoehdoistamme. Tyypillisesti henkilöstöön sisältyvät kuvaaja, valo- ja äänimies, stream-ohjaaja ja osallistujien tekninen tukihenkilö. Ammattilaisten avulla myös tilaisuuden jälkimateriaalit saadaan optimaalisessa muodossa valmiina videotallenteina.

Mikäli sinulle on epäselvää, millaista tapahtuma-alustaa ja teknistä toteutusta tilaisuutesi vaatii, olethan meihin yhteydessä ja katsotaan yhdessä kokouksellenne paras mahdollinen toteutustapa. Olemme apunasi kokouksen järjestämisessä avaimet käteen -palveluna tapahtuman suunnittelusta ja käsikirjoituksesta lähtien itse tilaisuuden tekniseen toteutukseen asti. Voimme myös tukea sinua tilaisuuden suunnittelun varrella vain tiettyjen sinulle hankalilta tuntuvien vaiheiden osalta.

Suunnitellaanko yhdessä teidän tuleva vuosi- tai yhtiökokous?

Ota yhteyttä:

Pauliina Kuokka (Head of Events), puh. +358 40 0708 787, pauliina.kuokka@valve.fi