Aika herätä talvihorroksesta, käynnistä vuosi virtuaalitapahtumalla

Essi Maaninka Event Manager
Kohta on kulunut vuosi siitä, kun maailma meni säppiin. Yritysten tilaisuudet, juhlat, messut ja ylipäätään kaikki kiva peruttiin. Alussa odotimme vielä paluuta normaaliin, mutta nyt on aika tarttua härkää sarvista, tuoda kiva takaisin ja kohdata sidosryhmiä uudenlaisin keinoin digitaalisesti. Vuodessa verkkotapaamisista ja -tapahtumista on tullut jokapäiväistä elämää. Nyt on aika ottaa seuraava askel ja järjestää virtuaalitapahtumia tavoitteellisemmin, suunnitelmallisemmin ja näyttävämmin.

Vaikka yksittäisiä verkkotapaamisia tai tapahtumia hyödynnetään jo paljon sidosryhmiä kohdatessa, on yhä merkittävämpää luoda tärkeille livekohtaamisille korvaava formaatti. On kyseessä sitten henkilöstötapahtuma, asiakastilaisuus tai kumppaniverkoston kohtaaminen, voidaan se toteuttaa tuloksellisesti ja tunnelmallisesti myös virtuaalisesti. Parhaimmillaan tällaiset digitaaliset kohtaamiset mahdollistavat keskusteluja, joita ei koskaan käytäisi kasvotusten. Livetapahtumien lähtökohdat onkin hyvä huomioida virtuaalitapahtuman suunnittelussa; onko tapahtumassa tärkeintä suhteen vahvistaminen, verkostoituminen vai esimerkiksi inspiroiminen?

Käsikirjoita tapahtuma suoraan kohderyhmälle

 Livetapahtumilla on erilaisia tavoitteita ja tarkoituksia. On eri asia kohdata sidosryhmiä messujen iltajuhlassa puku päällä kuin virkistäytyä työkavereiden kanssa rennosti. On tärkeää huomioida tämä jo virtuaalitapahtuman suunnittelussa. Ja ennen kaikkea on tärkeää huomioida, että kaikki kohtaamiset niiden luonteesta riippumatta on mahdollista järjestää myös virtuaalisesti. Enää ei siis tarvitse perua yhtäkään tapahtumaa.

Onnistuneen virtuaalitapahtuman järjestäminen vaatii selkeää suunnitelmaa ja konseptia, jotta kohdeyleisö tavoitetaan ja tapahtuman maksimaalinen hyöty saavutetaan. Mieti alkuun tapahtumaa suunnitellessasi, miksi tapahtuma järjestetään. Onko tapahtuman tavoitteena kenties motivoida omaa henkilökuntaa, saavuttaa myynnillistä- ja markkinoinnillista hyötyä, kerätä tarvittavaa dataa yleisöstä vai ylläpitää asiakas- tai sidosryhmäkontakteja? Tapahtuman tavoitteen kirkastuessa on helppo lähteä rakentamaan suunnitelmaa kohderyhmää parhaiten palvelevalle virtuaalitapahtumalle. Vaikka tapahtumallasi on liiketoiminnallisia tavoitteita, on tärkeää jo suunnitteluvaiheessa huomioida osallistujakokemus – mitä osallistujalle jää käteen tapahtuman jälkeen?

Virtuaalitapahtuman järjestämisen osa-alueet

Virtuaalitapahtumat ovat kehittyneet lyhyessä ajassa valtavasti ja tänä päivänä saat tarjottua yleisöllesi helposti kokemuksellisen ja elämyksellisen kokonaisuuden brändäyksineen ja verkostoitumisineen. Esimerkiksi virtuaalimessujen järjestämiseen löytyy omat kehittyneet virtuaalialustat, joissa osallistujat pääsevät seuraamaan esityksiä, verkostoitumaan toistensa kanssa ja liikkumaan tapahtuma-alustalla omiin ryhmätiloihin, eri messustandeille tai osallistumaan ohjelmanumeroihin itse konkreettisesti.

Suunnitellaanko yhdessä vaikuttava virtuaalitapahtuma?

Tavoitteellisempaa ja suunnitelmallisempaa virtuaalitapahtumaa järjestäessä meidän valttimme on laaja B2B-liiketoimintaymmärrys ja kokonaisvaltainen osaaminen virtuaalitapahtuman tuotannon eri vaiheista. Ja vielä talon sisällä! Tarjoamme koko virtuaalitapahtuman aina suunnittelusta konseptiin ja tuotantoon asti avaimet käteen-periaatteella. ​ Palvelumme sisältää myös tekniikan ja alustan tapahtuman markkinointia ja sisältöjä unohtamatta.

Ota meihin yhteyttä, niin jatketaan keskustelua tarkemmin!

Yhteystiedot:

  • Pauliina Kuokka
  • Head of Events
  • 040 0708 787
  • pauliina.kuokka@valve.fi