Epävirallisella viestinnällä on tutkitusti erittäin suuri merkitys me-hengen luomisessa ja oman, ainutlaatuisen organisaatiokulttuurin rakentamisessa. Eli sen, mikä tekee meistä juuri tällaisen työpaikan, kuin olemme. Ihminen aistii herkästi oman työyhteisönsä ilmapiirin: tunnenko olevani tervetullut, nauretaanko täällä vai onko äänimaisema kuin huopatossutehtaassa, tehdäänkö töitä yhdessä pareittain ja ryhmissä, vai jokainen itsekseen oman työpöytänsä ääressä. Nämä ovat kulttuurin ominaispiirteitä, joita ei voi opiskella eikä opettaa, ne aistitaan.
Kohtaamiset ovat tutkitusti tärkeitä myös fyysiselle ja psyykkiselle hyvinvoinnille. Yksintekeminen tai eristäytyneisyyden tunne lisää monella työn kuormittavuutta. Myös organisaatioissa tavalliset työterveyden ja -hyvinvoinnin mallit ja työkalut, kuten varhaisen välittämisen malli, perustuvat siihen, että pystymme havainnoimaan ja tarvittaessa reagoimaan. Miten tämä toimii, kun yhteydenpito tapahtuu Slackissa ja Zoomissa?
Välimatka vähentää kaikenlaista ihmisten välistä viestintää. Välimatka lisää myös vieraantumista, mikä taas kasvattaa epäluuloja ihmisten välillä. Kierre on pitemmän päälle kestämätön, sillä toimiva organisaatio, luovuudesta ja innovatiivisuudesta puhumattakaan, edellyttää luottamuksen ilmapiiriä.
Ei siis olekaan ihme, että viestinnän merkitys ja ilahduttavaa kyllä myös sen arvostus, on voimistunut pandemian aikana. Viestinnän rooli strategisena voimavarana organisaation yhteisen tahtotilan ja päämäärän ylläpitämiseksi, ja tärkeiden sidosryhmien tavoittamiseksi on viimeistään nyt tunnustettu.
Tuoreen Directors’ Institute Finland – Hallitusammattilaiset ry:n (DIF)1) kyselyssä kolme neljästä vastaajasta ilmoitti koronan aiheuttaneen ongelmia liiketoiminnassa. Kassavirta- ja riskienhallintaongelmien ohella liiketoimintojen ketterä sopeuttaminen ja sisäinen viestintä ovat haasteellisimpia osa-alueita.
Myös me kysyimme asiaa oman verkostomme viestintäasiantuntijoilta2). Ei ole yllätys, että viestinnän tekijöiden työkuorma on kasvanut merkittävästi. Viestintä on nopeatempoista ja edellyttää jatkuvaa hereillä oloa. Virallisen ja kirjallisen viestinnän tarve on kasvanut räjähdysmäisesti, kun fyysiset tapaamiset ja epäviralliset kohtaamiset ovat minimissä. Sisäinen viestintä työllistää paljon enemmän, sillä esimiehet tarvitsevat tukea ja uusia keinoja varmistamaan vuoropuhelua oman tiiminsä kanssa, ja organisaatio sitouttamaan henkilöstöä yhteisen tavoitteen taakse. Digiloikan ohella puhutaankin myös dialogiloikasta.
Kolmen vuoden digiloikalla uuteen normaaliin
Lähes kaikkeen viestintään liittyy digiloikka, joka on ollut monessa organisaatiossa valtaisa. Uusien työkalujen ja toimintamallien omaksuminen, toiminnan nopea sopeuttaminen, on ollut välttämätöntä. McKinseyn tutkimuksen3) mukaan digitalisaatio on ottanut puolessa vuodessa kolmen vuoden kehitysloikan. Eurooppalaisten yritysten asiakasyhteyksistä hoidettiin ennen pandemiaa 32 % digitaalisesti, heinäkuussa osuus oli jo 55 %.
Oman kyselymme mukaan moni sanoo nyt kantavansa huolta strategisemmasta, pitkän aikavälin suunnittelusta, joka on jäänyt nopeiden sopeutustoimien vuoksi taka-alalle. Mutta katseet pitäisi pystyä kääntämään pikkuhiljaa myös huomiseen. Miten toimivat työyhteisöt ja asiakasrajapinta uudessa normaalissa?
Digiloikka, dialogiloikka ja muut toimintojen sopeuttamistoimet ovat myös positiivinen muutos, jossa on valtavasti potentiaalia uuden innovoimiseen ja uuteen liiketoimintaan. Nämä hyödyt pitää ulosmitata parhaalla mahdollisella tavalla. Uusi alkamassa oleva vuosikymmen on uuden normaalin vuosikymmen.
Koronan vaikutukset viestintään
Viestinnän tarve, merkitys ja määrä lisääntynyt merkittävästi. Kun fyysiset tapaamiset ja epäviralliset kohtaamiset puuttuvat, lähes jokainen asia pitää viestiä ns. virallisesti ja sähköisesti. Viestinnältä edellytetään jatkuvaa hereillä oloa.
Digiloikka. Etäkokoukset ja -tapahtumat ovat arkea. Nopea tiedonhaku ja toimintaympäristön jatkuva luotaaminen, sekä niihin sopivien oikeiden työkalujen ja sisäisten toimintamallien omaksuminen on käynnistynyt pikavauhtia.
Dialogiloikka. Esimiesviestinnän merkitys; suuri tarve varmistaa, että esimiehet ovat vuorovaikutuksessa omien tiimiensä kanssa riittävästi, ja että tieto kulkee ylähäältä alas ja alhaalta ylös. Uusia työkaluja ja toimintamalleja tarvitaan.
Henkilöstöviestinnän merkitys. Kun työyhteisöt ovat hajallaan ja erillään, me-henki mietityttää. Sen säilyttäminen ja vahvistaminen vaatii uudenlaisia toimintamalleja.
Vastuullisuus ja harkinta. Mitä voidaan ja halutaan sanoa tästä hetkestä ja tulevasta? Organisaatioiden rooli pandemian torjunnassa ja talouden turvaamisessa on keskeinen. Samaan aikaan voimistunut aktivismi vaikuttaa yleiseen mielipiteeseen ja mielialaan voimakkaasti. Niin viestinnän kuin markkinoinnin ja myynninkin viestit on pikavauhtia sopeutettu uuteen tilanteeseen.
Pidemmän aikavälin suunnittelu on ollut taka-alalla. Viestintä on nyt nopeatempoista, mutta tarve myös huomisen suunnittelulle on edelleen olemassa, ja siihen on löydettävä voimavaroja ja työkaluja.
TOP5 viestinnän tehtäväaluetta, joissa panostuksia tarvitaan lisää vuonna 2021
- Viestinnän palvelumuotoilu. Asiakasymmärryksen lisääminen asiakkaan kohtaamiseksi eri kanavissa.
- Digitaalisen kyvykkyyden varmistaminen. Uudet kanavat, työkalut ja tekniikat.
- Vastuullisuusviestintä
- Työnantajakuva
- Henkilöstön sitouttaminen. Esimerkiksi muutoksen tai strategian viestintä, informointi, vuoropuhelu.
Avaa Valveen Mitä on hyvä viestintä vuonna 2021 -tutkimuksen tulokset tästä linkistä.
—
Lähteet:
1) Directors’ Institute Finland 10/2020, Yritykset löytävät koronakriisissä uusia mahdollisuuksia haasteista huolimatta https://dif.fi/ajankohtaista/yritykset-loytavat-koronakriisissa-uusia-mahdollisuuksia/
2) Valve, Viestinnän trendit -kysely, 10/2020, vastaajina 35 organisaation viestintäasiantuntijaa
3) McKinsey & Company 10/2020, How COVID-19 has pushed companies over the technology tipping point—and transformed business forever https://www.mckinsey.com/business-functions/strategy-and-corporate-finance/our-insights/how-covid-19-has-pushed-companies-over-the-technology-tipping-point-and-transformed-business-forever?cid=other-eml-alt-mip-mck&hdpid=4df91e7b-7ea3-4351-963a-a82869d35704&hctky=10284464&hlkid=370f399fee354bdbb1e30bedcc394f63
