B2B-tapahtumakenttä koki valtavan harppauksen jokunen vuosi sitten, kun viheliäs pikku virus kirjoitti pelisäännöt uusiksi. Meidän piti innovoida uusia tapoja kohdata tärkeitä asiakkaita ja niitähän myös keksittiin.
Tapahtumaformaattien lisäksi myös osallistujien käytöksessä on havaittavissa muutoksen tuulet. Yleinen näkökulma onkin, että ihmisten ajankäytön merkitys on muuttunut, ja käytössä oleva aikamme on arvokkaampaa kuin koskaan aiemmin.
Unohdetaanpa kuitenkin hetkeksi eri tapahtumaformaatit ja keskitytään siihen tärkeimpään: Miten varmistan, että saan oikeat ihmiset osallistumaan tapahtumaani? Järjestettiinpä se sitten konferenssihotellissa tai kuussa. ”Mitä se Kosunen vielä jaarittelee, meidän aika on rahaa!” Juuri näin, mennään eteenpäin, kuten Jutila sanoisi.
Jokaisen tapahtuman suunnittelu alkaa tavoitteiden asettamisesta
Saatat ajatella, että olipa yllä oleva otsikko ”kerrassaan yllättävä uutinen”, mutta tosiasia on, että kokonaan tai osin puuttuvat tavoitteet ovat yksi yleisimmistä tapahtumien epäonnistumiseen johtavista asioista. Tämä on onneksi helppo korjata:
- Kysy itseltäsi, mitä haluat saada aikaiseksi ja milloin tapahtuma on onnistunut.
- Kun olet kysynyt miksi ja mitä tästä pitäisi seurata, älä unohda numeroita.
- Kysy itseltäsi myös, kuinka paljon ja milloin.
Tämä viimeinen kohta saattaa kuulostaa jo monimutkaisemmalta, mutta jos avaat keskustelun toimitus- tai myyntijohtajasi kanssa, saat siihen nopeasti vastauksen.
Puhuttele oikeaa kohderyhmää
Käytettävissä oleva raha toki ratkaisee tapahtuman potentiaalisen mittakaavan, mutta ei vielä sitä, miten saat tuvan täyteen. Markkinoinnilla on tapana todeta lähes kaikissa keskusteluissa, että ”kohderyhmätuntemus on kaiken A ja O”. Näin se on tässäkin tapauksessa.
Kun tiedät, keitä haluat tapahtumaasi, selvitä nopeasti, mikä heitä kiinnostaa ja miten tavoitat heidät. Ihmiset ovat kriittisiä ajastaan/ovat tarkkoja ajankäytöstään. He eivät kuitenkaan halua säästää sitä, vaan ainoastaan käyttää sen hyvin. Älä siis arvaile, mikä joukkoasi kiinnostaa. Kysy heiltä. Ota heidät sisällön luomiseen mukaan. Jos budjettisi antaa myöden, voit teettää toiveyleisöstäsi myös tutkimuksen (suosittelen).
Tee lupaus ja lunasta se
Kun sinulle valkenee, mihin kohdeyleisösi haluaa aikaansa käyttää, lupaa se heille. Osallistujien täytyy saada aitoa ja konkreettista hyötyä tapahtumasta.
Tee tapahtumalle selkeä ja puhutteleva arvolupaus. Se kertoo, mitä arvoa tapahtuma luo kävijälle. Mikä on tapahtuman olemassaolon oikeutus, tai oikeastaan, mitä tapahtuman jälkeen osallistujalle jää käteen.
Osallistaminen – oikotie onneen
Viesti arvolupaus kohdeyleisölle ja syvennä sitä kysymällä lisää. Jaa, miksikö? No siksi, että näin osallistamalla teet paitsi asiakkaiden näköisen tapahtuman, mutta myös tarjoat kanavan vaikuttaa ja kohderyhmälle mahdollisuuden saada äänensä kuuluviin. Kohderyhmän osallistamisella on sitouttava vaikutus. With a great engagement comes great possibilities.
Osallistaminen ei rajoitu vain sisällön kyselemiseen ennakkomarkkinoinnissa. Osallistamisen täytyy olla myös osa kutsuprosessia, itse tapahtumaa ja sen jälkimarkkinointia. Kaikissa vaiheissa täytyy pyrkiä dialogiin, joka kehittää tapahtuman sen lopulliseen muotoonsa. Muotoon, joka puhuttelee, inspiroi, luo arvoa ja lopulta ikimuistoisen tapahtuman.
Harvat asiat ovat oikeasti niin yksinkertaisia, miltä ne tässä kirjoitettuna kuulostavat. Ja koska asiakkaamme ovat kasvavasti olleet erittäin kiinnostuneita siitä, miten saada oikeat ihmiset osallistamalla tapahtumiin, päätimme pitää aiheesta webinaarin.
Katso tallenne ja nappaa vinkit:
